ระบบ AutoPrice ได้ทำการจัดแบ่งการติดตั้งระบบความปลอดภัยเป็น 2 ระดับ และจะทำการอธิบายแยกหัวข้อ ดังนี้ คือ
1. ระดับการเข้าถึงโปรแกรม และ
2. ระดับการจัดทำเอกสาร
1. ระดับการเข้าถึงโปรแกรม
ในระดับนี้ จะเป็นการกำหนดรหัสของการเข้าโปรแกรม เป็นแผนกว่าต้องการให้แผนกใดเข้าไปจัดการกับระบบถึงระดับใด และการจัดทำเอกสาร
ในแต่ละประเภทต้องการให้มีการเข้ารหัสหรือไม่ เช่น กำหนดให้ฝ่ายขายเข้าไปดูระบบ หรือจัดทำเอกสารได้เพียงระบบฝ่ายขายระบบเดียว
ทำการกำหนด Passwords ให้ โดยการตั้งชื่อผู้เข้าระบบ อาจตั้งโดยใช้ชื่อแผนก หรืออาจใช้ชื่อบุคคล ตัวอย่างเช่น SALER รหัส 123 และทำการ
คลิกเลือกระบบฝ่ายขายให้คลิกเลือก อนุญาต และฝ่ายอื่นให้คลิกเลือก ไม่อนุญาต
โดยมีวิธีการจัดทำ ดังต่อไปนี้
1. คลิก เลือก ติดตั้งระบบ คลิกเลือกระบบความปลอดภัย
2. คลิก เลือก
Password สำหรับเข้าโปรแกรม จะปรากฏข้อมูลตามรูป
4. กด เพิ่มข้อมูล เพื่อทำการเพิ่มรหัสใหม่
5. พิมพ์ชื่อที่จะอนุญาตเข้าระบบ เช่น SALER
6. พิมพ์รหัสที่เข้าระบบ 123
7. คลิกเลือกว่าจะอนุญาตให้เข้าระบบใดได้บ้าง หรือไม่อนุณาตให้เข้าระบบใดบ้าง
และ แต่ละเอกสารชุดใดบ้างต้องการให้มีรหัสผ่าน ก็ให้ทำการเลือกให้เรียบร้อย
8. กด บันทึก จะปรากฏรายการ ดังรูป
*** การตั้งระบบความปลอดภัยนี้ ควรทำการ
ตั้งรหัสหนึ่งสามารถเข้าถึงระบบได้ทุกส่วนเพราะ
หากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งลืมรหัสการเข้าเอกสาร หรือ
หากทุกรหัสที่ตั้งไว้ ล๊อกระบบบางส่วนไม่ให้เข้า
ถึงได้โดยไม่ได้ทำการตรวจสอบให้ดี ระบบนั้น
จะไม่สามารถเข้าถึงระบบถูกล๊อกนั้นได้อีกต่อไป
นอกจากนี้ รหัสที่เข้าถึงเอกสารได้ทุกส่วนนี้ยัง
สามารถใช้ในการตรวจสอบและการควบคุมระบบ
ได้ด้วย
ระบบความปลอดภัยนี้จะปรากฎ เมื่อเข้าโปรแกรม เช่น เริ่มแรก ตั้งไว้ที่ MD รหัส 2002 เวลาเข้าโปรแกรม
ในการเปิดโปรแกรม ก็จะใช้รหัสที่ตั้ง (ดังรูป)
2. ระดับการจัดทำเอกสาร
ในระดับนี้ จะเป็นการกำหนดรหัสของผู้ที่เข้าไปจัดทำเอกสารในแต่ละใบ ว่าต้องการให้บุคคลใดเข้าจัดทำเอกสารชนิดใดได้บ้าง และ ชื่อที่กำหนด โดยมีวิธีการจัดทำ ดังต่อไปนี้
1. คลิก เลือก ติดตั้งระบบ คลิกเลือกระบบความปลอดภัย
2. คลิก เลือก Password สำหรับจัดทำเอกสาร จะปรากฏข้อมูลตามรูป
4. กด บันทึกเพิ่ม หรือ หากทำการแก้ไขผู้จัดทำเอกสารรายเดิม
เรียกชื่อนั้นออกมา และกด แก้ไข
5. พิมพ์ชื่อที่จะอนุญาตเข้าระบบ เช่น Man
6. พิมพ์รหัสที่เข้าระบบ 123
7. คลิกเลือกฝ่าย และเลือกเอกสารแต่ละชนิดว่าอนุญาตให้เข้าไปจัดทำหรือไม่
8. กด บันทึก และเมื่อมีการเข้าระบบในครั้งต่อไป การเข้าไปจัดทำเอกสารก็จะต้อง
มีการพิมพ์ชื่อและรหัสที่ได้ทำการตั้งไว้ และหากบุคคลนั้นเข้าไปในเอกสารที่
ไม่อนุญาตให้เข้าไปดู เช่น ไม่สามารถเข้าหน้ารายงานการขาย ระบบจะแจ้งว่า
ไม่อนุญาตให้จัดทำเอกสาร เป็นต้น
การเปลี่ยน Password สำหรับการจัดทำเอกสาร
ชื่อและรหัสที่ตั้งในหัวข้อที่สองนั้นจะเป็นความลับของแต่ละบุคคล เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นนำชื่อของตนเองไปใช้ในการออกเอกสารต่างๆ
โดยที่เจ้าของชื่อไม่รู้ ดังนั้นในกรณีที่เป็นการป้องกันความปลอดภัย จึงสามารถให้มีการเปลี่ยนชื่อและรหัสที่ใช้ในการออกเอกสารได้
โดยมีวิธีการจัดทำดังนี้
1. เข้าเมนู การติดตั้งระบบ
2. เข้าเมนู ระบบความปลอดภัย
3. เลือก เปลี่ยน Password ส ำหรับจัดทำเอกสาร จะปรากฏข้อมูล ตามรูป
4. ทำการพิมพ์ชื่อ และรหัสเดิมขึ้นมา และทำการพิมพ์ชื่อและรหัสที่ต้องการเปลี่ยนในรหัส
ที่ต้องการเปลี่ยน และยืนยันรหัสเพื่อทำการยืนยันรหัสใหม่
5. ทำการกดบันทึก ระบบจะทำการบันทึกชื่อ และรหัสใหม่ให้ และในการเข้าจัดทำเอกสาร
แต่ละครั้งจะใช้ชื่อใหม่นี้แทน
| ใบเสนอราคาสินค้า |
| ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี |
| ใบลดหนี้ |
| ใบเพิ่มหนี้ |
| ใบวางบิล |
| ใบเสร็จรับเงิน |
| รายงานการขายต่าง ๆ >> |
| รายงานใบเสนอราคา |
| รายงานใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี |
| รายงานใบลดหนี้ |
| รายงานใบเพิ่มหนี้ |
| รายงานใบวางบิล |
| รายงานใบเสร็จรับเงิน |
| รายงานภาษีนำส่ง |
| รายงานสถานะลูกหนี้ |
| ใบสั่งซื้อสินค้า |
| ใบรับสินค้า |
| ใบส่งคืนสินค้า |
| ใบสำคัญจ่าย |
| ใบค่าใช้จ่ายอื่น ๆ |
| รายงานต่างๆ แผนกจัดซื้อ >> |
| รายงานใบสั่งซื้อสินค้า |
| รายงานใบรับสินค้า |
| รายงานใบส่งคืนสินค้า |
| รายงานใบสำคัญจ่าย |
| รายงานใบค่าใช้จ่ายอื่นๆ |
| รายงานภาษีซื้อ |
| รายงานสถานะเจ้าหนี้ |
| การเพิ่มรหัสสินค้า |
| การกำหนด Key ยี่ห้อ |
| การกำหนด Code ต้นทุน |
| การจัดหมวดหมู่สินค้า |
| รายงานการเคลื่อนไหว |
| รายงานสินค้าคงเหลือ |
| รายงานยอดซื้อ-ยอดขาย |
