ใบสั่งซื้อสินค้า เป็นเพียงเอกสารที่แสดงยืนยันการสั่งซื้อเท่านั้น ไม่ได้เป็นการรับสินค้าเข้าสต๊อก
หากต้องการรับสินค้าเข้าสต๊อกทันที ไม่จำเป็นต้องทำการออกเอกสารใบสั่งซื้อ สามารถข้ามขั้น
ตอนไปออกใบรับเข้าสินค้าได้ทันที
1. เลือก จัดทำรายการ
2. เลือกระบบจัดซื้อ
3. เลือกใบสั่งซื้อสินค้า จะปรากฏหน้าจอตามรูป
4. กดเริ่มใหม่ เพื่อทำการจัดทำใบสั่งซื้อสินค้าฉบับใหม่
5. กดเลือกรหัสเจ้าหนี้ รายละเอียดผู้ขายสินค้าจะปรากฏออกมา ทั้งที่อยู่ วันที่ครบกำหนด และระยะ
เวลาเครดิตของผู้ซื้อสินค้ารายนั้นๆ
(โดยวิธีการกดเลือกเจ้าหนี้เหมือนกับการกดเลือกลูกหนี้ที่ได้กล่าวถึงไว้
แล้วในในหัวข้อการเพิ่มรหัสลูกหนี้/เจ้าหนี้)
6. พิมพ์รหัสสินค้า หรือเลือกรายการสินค้า จำนวนหน่วย ราคาขาย และ ส่วนลดการค้า โดยเมื่อพิมพ์เสร็จในแต่ละรายการกด Enter ใช้ลูกศร
หรือใช้เมาส์เลือก
(สังเกตได้ว่าช่องที่ได้ทำการเลือกเพื่อพิมพ์รายละเอียดจะเป็นแถบสีฟ้า)
7. เมื่อได้ทำการกรอกข้อมูลเสร็จแล้วจะปรากฏรายการตามรูป
8. ทำการตรวจสอบรายการที่พิมพ์ หากผิดก็ทำการแก้ไขได้ทันที
- หากต้องการลบรายการทั้งบรรทัดให้กด ลบบรรทัดสินค้า
- หากต้องการเพิ่มหรือต้องการแทรกรายการสินค้าก็ให้กดแทรกบรรทัด
สินค้าและทำการเพิ่มรายการได้ทันที
9. กดบันทึก เครื่องจะทำการแจ้งว่าได้ทำการบันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว
10. เครื่องจะแสดงเลขที่เอกสารขึ้นมาให้
11. ทำการสั่งพิมพ์งาน
*** ข้อสังเกต หากทำการเลือกรายการสินค้าชนิดใดขึ้นมา รหัสอะไหล่ที่ใช้แทนกัน ทั้งอะไหล่ห้าง และ อะไหล่โรงงานที่สามารถใช้แทนกันได้ รวมทั้งราคาสินค้า จำนวนที่คงเหลือ และสถานที่จัดเก็บสินค้าจะแสดงขึ้นมา หากต้องการสินค้ารายการอื่นที่สามารถใช้ทดแทนกัน ให้ทำการคลิกเลือกรายการสินค้ารายการนั้น และรายการสินค้านั้นจะปรากฏขึ้นแทนรายการเดิม
กรณีทำการแก้ไขใบสั่งซื้อสินค้าฉบับเดิม
1. เลือกหรือพิมพ์ เลขที่ใบสั่งซื้อสินค้าที่ต้องการทำการแก้ไข ในช่องเลขที่เอกสาร
2. กดแก้ไข เพื่อทำการแก้ไขข้อมูล
3. ทำการแก้ไขรายการที่ผิด
หากต้องการลบรายการทั้งบรรทัดให้กดลบบรรทัดสินค้า หรือ
หากต้องการเพิ่มรายการสินค้าก็ให้กดแทรกบรรทัดสินค้า
4. กดบันทึก เครื่องจะทำการแจ้งว่าได้ทำการบันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว
กรณีทำการยกเลิกใบสั่งซื้อสินค้าฉบับเดิม
1. เลือกหรือพิมพ์ เลขที่ใบสั่งซื้อสินค้าที่ต้องการทำการยกเลิก ในช่องเลขที่เอกสาร
2. กดยกเลิก เครื่องจะถามว่าต้องการให้ยกเลิกเอกสาร เลขที่ดังกล่าวหรือไม่ หากใช่กดYes
หากไม่ต้องการยกเลิก กด No
3.
กด yes เครื่องจะแจ้งว่าเอกสารเลขที่นั้นได้ทำการยกเลิกแล้ว
*** เลขที่ใบสั่งซื้อสินค้าที่ได้ทำการยกเลิกแล้วจะไม่สามารถจำการแก้ไขกลับไปได้อีก
ดังนั้นต้องให้แน่ใจว่าเลขที่เอกสารใบนั้นๆต้องการยกเลิกจริงๆ
รายการที่มีเพิ่มเข้ามาในการจัดทำเอกสารปรกติ เพื่อให้ความสะดวกในการจัดทำเอกสาร คือ
• เลือกเครื่องพิมพ์ ระบบสามารถทำการเลือกเครื่องพิมพ์ได้ว่าเอกสารใบนี้ต้องการให้ทำการออกเครื่อง พิมพ์เครื่องใด โดยทำการ กดเลือก เครื่อง1 หรือ เครื่อง2 โดยปรกติจะถูกกำหนดไว้ที่เครื่องที่1 เสมอ
• การเลือกภาษา ระบบสามารถทำการเลือกว่าต้องการพิมพ์รายการเป็นภาษาไทย หรือภาษาอังกฤษ โดยทำการกดเลือก อังกฤษ หรือไทย
• การกำหนดข้อมูลที่ต้องการให้พิมพ์ในแต่ละใบ
• P คือ ต้องการให้พิมพ์ รหัสสินค้าหรือไม่ หากต้องการให้พิมพ์ กด / ที่หน้า P
• M คือ ต้องการให้พิมพ์รุ่นของสินค้าหรือไม่ หากต้องการให้พิมพ์ กด / ที่หน้า M
• D คือ ต้องการให้พิมพ์ส่วนลดของสินค้าหรือไม่ หากต้องการให้พิมพ์ กด / ที่หน้า D
• SD คือ ต้องการให้ทำการบันทึกส่วนลดของสินค้าหรือไม่หากต้องการให้กด / ที่หน้า SD
• การเรียงลำดับรายการสินค้า ว่าต้องการให้เรียงในรูปแบบใด เรียงตามรหัสสินค้า หรือเรียงตามชื่ออักษรของสินค้า
| ใบเสนอราคาสินค้า |
| ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี |
| ใบลดหนี้ |
| ใบเพิ่มหนี้ |
| ใบวางบิล |
| ใบเสร็จรับเงิน |
| รายงานการขายต่าง ๆ >> |
| รายงานใบเสนอราคา |
| รายงานใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี |
| รายงานใบลดหนี้ |
| รายงานใบเพิ่มหนี้ |
| รายงานใบวางบิล |
| รายงานใบเสร็จรับเงิน |
| รายงานภาษีนำส่ง |
| รายงานสถานะลูกหนี้ |
| ใบสั่งซื้อสินค้า |
| ใบรับสินค้า |
| ใบส่งคืนสินค้า |
| ใบสำคัญจ่าย |
| ใบค่าใช้จ่ายอื่น ๆ |
| รายงานต่างๆ แผนกจัดซื้อ >> |
| รายงานใบสั่งซื้อสินค้า |
| รายงานใบรับสินค้า |
| รายงานใบส่งคืนสินค้า |
| รายงานใบสำคัญจ่าย |
| รายงานใบค่าใช้จ่ายอื่นๆ |
| รายงานภาษีซื้อ |
| รายงานสถานะเจ้าหนี้ |